Menurut Berita Menurut Informasi Terbaru
Salam Sobat Penurut
Pernahkah Sobat Penurut merasa kesulitan dalam mencari dokumen atau informasi importante yang pernah Sobat simpan? Atau mungkin Sobat Penurut pernah mengalami kesulitan dalam mengatur dokumen atau informasi penting dalam kehidupan sehari-hari. Nah, untuk menyelesaikan masalah seperti itu, perlu diketahui tentang pengertian arsip.Arsip adalah kumpulan dari dokumen atau informasi penting yang disimpan untuk memudahkan dalam pengaturan dan mencari jika diperlukan kembali. Dalam artikel ini, akan dibahas tentang pengertian arsip menurut para ahli dengan penjelasan yang detail dan jelas.
Definisi Arsip Menurut Para Ahli
Berikut adalah definisi arsip menurut beberapa para ahli:
1. Kepmen no. 507 tahun 1989:
Menurut Kepmen no. 507 tahun 1989, arsip adalah rekaman kegiatan atau transaksi yang menghasilkan dokumen dan atau informasi sebagai bukti dan saksi sejarah yang memiliki nilai administratif, yuridis, teknis, ekonomis, sosial, politis dan budaya.
2. Philip C. Dierickx (2003):
Menurut Philip C. Dierickx (2003), arsip adalah kumpulan dari dokumen-dokumen yang sengaja disimpan dan digunakan sebagai bahan bukti.
3. UNESCO (1997):
Menurut UNESCO (1997), arsip adalah benda dokumenter yang dibuat oleh manusia, dihasilkan oleh institusi/institusi publik dan pribadi, guna memenuhi kebutuhan administratif, hukum, ilmu pengetahuan dan sejarah, serta memiliki nilai budaya.
4. R. Arnheim (1983):
Menurut R. Arnheim (1983), arsip adalah dokumen yang menunjukkan sejarah organisasi atau aktivitas manusia.
5. Soemirat dan Suwandi (1993):
Menurut Soemirat dan Suwandi (1993), arsip adalah informasi yang disimpan agar bisa digunakan kembali dan mempunyai masa pakai yang relatif panjang.
Kelebihan dan Kekurangan Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Setelah mengetahui definisi arsip menurut para ahli, berikut adalah kelebihan dan kekurangan dari pengertian arsip tersebut.
Kelebihan Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
1. Memudahkan dalam pencarian informasi penting yang pernah disimpan.2. Membantu dalam pengaturan informasi penting agar terhindar dari kerusakan atau kehilangan.3. Memudahkan dalam penyusunan dokumen atau informasi agar lebih terorganisir.4. Membantu dalam menjaga integritas dari dokumen atau informasi penting.5. Memudahkan dalam memenuhi kebutuhan administratif, hukum, ilmu pengetahuan dan sejarah.6. Dapat digunakan sebagai bahan bukti dalam kasus hukum atau administratif.7. Memiliki nilai sosial, politis dan budaya yang dapat dijadikan referensi untuk generasi selanjutnya.
Kekurangan Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
1. Memerlukan ruang yang cukup untuk menyimpan arsip.2. Memerlukan biaya dalam pembuatan dan pemeliharaan arsip.3. Memerlukan tenaga dan waktu untuk mengatur arsip.4. Memerlukan alat khusus untuk mengakses arsip tertentu.5. Memerlukan perlindungan khusus untuk mencegah kerusakan atau kehilangan arsip.6. Pada praktiknya, arsip tidak selalu dilakukan dengan benar sehingga nilai dari arsip tersebut menjadi meragukan.7. Dapat mengalami perubahan atau revisi sehingga tidak sepenuhnya dapat diandalkan.
Tabel Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Berikut adalah tabel mengenai pengertian arsip menurut para ahli:
| No. | Para Ahli | Pengertian Arsip |
|---|---|---|
| 1 | Kepmen no. 507 tahun 1989 | Rekaman kegiatan atau transaksi yang menghasilkan dokumen dan atau informasi sebagai bukti dan saksi sejarah yang memiliki nilai administratif, yuridis, teknis, ekonomis, sosial, politis dan budaya. |
| 2 | Philip C. Dierickx (2003) | Kumpulan dari dokumen-dokumen yang sengaja disimpan dan digunakan sebagai bahan bukti. |
| 3 | UNESCO (1997) | Benda dokumenter yang dibuat oleh manusia, dihasilkan oleh institusi/institusi publik dan pribadi, guna memenuhi kebutuhan administratif, hukum, ilmu pengetahuan dan sejarah, serta memiliki nilai budaya. |
| 4 | R. Arnheim (1983) | Dokumen yang menunjukkan sejarah organisasi atau aktivitas manusia. |
| 5 | Soemirat dan Suwandi (1993) | Informasi yang disimpan agar bisa digunakan kembali dan mempunyai masa pakai yang relatif panjang. |
FAQ Tentang Pengertian Arsip
Berikut adalah beberapa FAQ tentang pengertian arsip:
1. Apa itu arsip?
Arsip adalah kumpulan dari dokumen atau informasi penting yang disimpan untuk memudahkan dalam pengaturan dan mencari jika diperlukan kembali.
2. Apa manfaat dari penyimpanan arsip?
Manfaat dari penyimpanan arsip antara lain memudahkan dalam pencarian informasi penting yang pernah disimpan, membantu dalam pengaturan informasi penting agar terhindar dari kerusakan atau kehilangan serta memudahkan dalam penyusunan dokumen atau informasi agar lebih terorganisir.
3. Apa saja jenis arsip yang ada?
Jenis arsip ada 2, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan secara rutin dan memerlukan akses yang sering. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak digunakan secara rutin dan memerlukan akses yang jarang.
Kelebihan arsip menurut para ahli antara lain memudahkan dalam pencarian informasi penting yang pernah disimpan, membantu dalam pengaturan informasi penting agar terhindar dari kerusakan atau kehilangan, serta memudahkan dalam penyusunan dokumen atau informasi agar lebih terorganisir.
Kekurangan arsip menurut para ahli antara lain memerlukan ruang yang cukup untuk menyimpan arsip, memerlukan biaya dalam pembuatan dan pemeliharaan arsip, serta memerlukan tenaga dan waktu untuk mengatur arsip.
6. Apa saja dokumen yang dapat disimpan sebagai arsip?
Dokumen yang dapat disimpan sebagai arsip antara lain adalah surat-surat penting, akta-akta, sertifikat, laporan keuangan, laporan kegiatan, dan sebagainya.
7. Bagaimana cara mengatur arsip yang baik dan benar?
Cara mengatur arsip yang baik dan benar adalah dengan memberikan label pada setiap dokumen atau informasi, menyusun berdasarkan kategori atau jenis, serta menyimpan di tempat yang aman dan mudah diakses.
8. Apa dampak dari tidak memiliki arsip?
Dampak dari tidak memiliki arsip antara lain sulit dalam mencari informasi penting yang pernah disimpan dan kesulitan dalam pengaturan informasi penting agar terhindar dari kerusakan atau kehilangan.
9. Bagaimana cara membuang arsip yang sudah tidak diperlukan?
Cara membuang arsip yang sudah tidak diperlukan adalah dengan cara memusnahkannya secara aman dan mengikuti peraturan yang berlaku.
10. Apa saja tanda-tanda bahwa arsip sudah tidak terpakai lagi?
Tanda-tanda bahwa arsip sudah tidak terpakai lagi antara lain tidak digunakan dalam kegiatan rutin, tidak memiliki nilai historis maupun administratif, serta tidak memiliki nilai ekonomis dan sosial.
11. Bagaimana cara menghindari kerusakan pada arsip?
Cara menghindari kerusakan pada arsip antara lain dengan cara menyimpan arsip di tempat yang aman dan terhindar dari paparan sinar matahari langsung, memeriksa kelembapan dan suhu, serta menghindari kontak dengan air atau bahan kimia.
12. Bagaimana mengamankan arsip agar tidak hilang atau dicuri?
Cara mengamankan arsip agar tidak hilang atau dicuri adalah dengan cara menyimpan di tempat yang terkunci dan hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang.
13. Apa yang harus dilakukan jika terjadi kerusakan pada arsip?
Jika terjadi kerusakan pada arsip, maka segera perbaiki kerusakan atau pemulihan yang diperlukan agar arsip dapat digunakan kembali tanpa mengurangi nilai historis atau administratifnya.
Kesimpulan
Setelah membaca artikel ini, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan dari dokumen atau informasi penting yang disimpan untuk memudahkan dalam pengaturan dan mencari jika diperlukan kembali. Arsip memiliki banyak kelebihan seperti memudahkan dalam pencarian informasi penting, membantu dalam pengaturan informasi penting agar terhindar dari kerusakan atau kehilangan, serta memudahkan dalam penyusunan dokumen atau informasi agar lebih terorganisir.Namun, arsip juga memiliki kekurangan seperti memerlukan ruang yang cukup untuk menyimpan arsip, memerlukan biaya dalam pembuatan dan pemeliharaan arsip, serta memerlukan tenaga dan waktu untuk mengatur arsip. Dalam praktiknya, arsip tidak selalu dilakukan dengan benar sehingga nilai dari arsip tersebut menjadi meragukan.Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara mengatur arsip yang baik dan benar serta menyimpan arsip di tempat yang aman agar tidak mengalami kerusakan atau kehilangan. Dengan demikian, nilai dari arsip tersebut tidak akan meragukan dan dapat digunakan kembali dalam jangka waktu yang panjang.Terima kasih sudah membaca artikel tentang pengertian arsip menurut para ahli ini, semoga bermanfaat untuk Sobat Penurut yang membutuhkan informasi tentang arsip.
